UFFICIO STAMPA

Fine ultimo dell’ufficio stampa, è contribuire al miglioramento del profitto aziendale: esso rappresenta l’elemento unificante dell’ampio spettro delle relazioni pubbliche.

La corretta e puntuale informazione sulla stampa, infatti, è fondamentale sia per il successo di un’azienda che per la crescita della brand awareness (in relazione ai propri prodotti/servizi).

Occorre decidere se realizzare l’ufficio stampa internamente, oppure se servirsi di organizzazioni professionali esterne. Solitamente, la prima ipotesi viene presa in considerazione solo da aziende di grandi dimensioni.

Gli addetti all’ufficio stampa (sempre in accordo con gli organi dirigenziali) filtrano le informazioni in entrata e in uscita, decidendone modalità e tempistica. I principali interlocutori sono i giornalisti che lavorano per agenzie di stampa, testate giornalistiche, televisione, radio e siti internet. I rapporti devono essere diretti e professionali

L’ufficio stampa ha il compito di trasformare le informazioni aziendali in notizie, attraverso un’attività che si concretizza attraverso molteplici strumenti.

I più utilizzati sono i seguenti:

- Comunicati e cartelle stampa
- Conferenze stampa
- Presentazioni di prodotto
- Educational
- Interviste
- One to one.

Inoltre, l’attività dell’ufficio stampa è molto utile nelle seguenti situazioni.

- Comunicazione di importanti notizie in tempo reale: ad esempio, in caso di lancio di un nuovo prodotto/servizio, una nuova acquisizione o il raggiungimento di risultati particolarmente significativi.
- Promozione di eventi finalizzati ad un positivo ritorno d’immagine
- Lancio delle campagne pubblicitarie: in questo caso serve come attività integrativa
- Casi di crisi: come front line nella gestione di accadimenti, il più delle volte accidentali, che potrebbero comportare un ritorno negativo sull’immagine aziendale.

L’UFFICIO STAMPA PERFETTO

Caratteristiche fondamentali

- Disponibilità totale e continuativa: dimostrare, quindi, prontezza e propositività nel far fronte a qualsiasi tipo di domanda.
- Garanzia di reperibilità degli addetti stampa (24 ore su 24).
- Flessibilità nella gestione dell’interlocutori (esterni ed interni).
- Funzionalità: dimostrare sempre efficienza e tempestività.

Strumenti di lavoro

- Archivio completo e aggiornato sull’azienda in questione, in modo da garantire un supporto immediato per far fronte a qualsiasi richiesta dei giornalisti.
- Brochure, fotografie e presentazioni di una determinata azienda (sia dei suoi prodotti/servizi che dei suoi dirigenti).
- Rassegna stampa: la raccolta giornaliera degli articoli che citano l’azienda per la quale si lavora (compresi comunicati radio e video).
- Mailing list dei giornalisti con i quali si è in contatto (o con i quali lo si potrebbe essere in futuro).
- Cartella stampa contenente: materiale informativo, comunicato stampa e scheda di profilo dell’azienda in questione (attività, prodotti, etc.).

IL COMUNICATO STAMPA

Il comunicato stampa serve a veicolare le notizie (relative ad una determinata impresa) presso i vari organi di informazione, in modo da riuscire a catturare l’attenzione dei giornalisti. A tal fine, è opportuno che esso sia preciso, stringato, ed allo stesso tempo esauriente. La regola alla quale attenersi è quella delle cosiddette 5W (Who, What, Where, When, Why): è opportuno, infatti, che tali informazioni risultino particolarmente chiare (senza perdersi in divagazioni), fin dalle prime righe del testo.

La prassi professionale prevede che l’invio del comunicato stampa sia sempre preceduto e seguito da una telefonata al redattore contattato: in questo modo, si ha la sicurezza che questi abbia ricevuto il messaggio. Ai fini di una migliore valorizzazione del comunicato stampa, è importante anche curare gli elementi di corredo al testo, quali il titolo, il sommario, le didascalie alle foto e tutti quegli elementi che possono facilitare il lavoro del redattore, evitando così il rischio di spiacevoli errori e malintesi .