Per un’azienda è di vitale importanza informare puntualmente il proprio pubblico delle novità relative ai propri prodotti/servizi, promozioni e strategie commerciali.

La comunicazione esterna viene utilizzata, di consueto, per dialogare in modo diretto con tutti gli interlocutori esterni all’azienda o, più genericamente, si rivolge all’utenza potenziale attraverso azioni di comunicazione di massa.

Contribuisce a costruire la percezione della qualità dei prodotti/servizi e costituisce un canale permanente di ascolto e verifica del livello di soddisfazione del cliente/utente, tale da consentire all’azienda stessa di adeguarsi di volta in volta al mercato di riferimento. E’ quindi opportuno, in base alle proprie esigenze ed agli obiettivi prefissati, stilare un determinato piano di comunicazione.

Successivamente, un team di esperti specializzati provvederà ad inviare le adeguate comunicazioni al target identificato, accertandosi del corretto funzionamento dei canali comunicativi.
E’ possibile individuare almeno 2 diverse modalità di comunicazione esterna, differenziate in base all’obiettivo prefissato.

- Se l’intento dell’azienda è comunicare o rendere un servizio dedicato a target specifici di utenti: la comunicazione esterna sarà diretta proprio a quella tipologia di utenza, pertanto, gli strumenti utilizzati dovranno consentire una personalizzazione del messaggio, ovvero una maggiore specificità rispetto al target cui sono destinati.

- Se l’obiettivo comunicativo è svolgere un’azione di sensibilizzazione o informazione di massa: sarà utile servirsi di strumenti che consentano una larga diffusione del messaggio, utilizzando, laddove possibile, anche strumenti e modalità specifiche della comunicazione agli organi d’informazione di massa.

Inoltre, la comunicazione esterna può essere utile a favorire i processi di sviluppo sociale, economico e culturale, accelerare la modernizzazione di apparati e servizi, migliorarne efficacia ed efficienza, e svolgere azioni di sensibilizzazione e policy making.